Avant de vous lancer tête baissée dans les étapes d’organisation d’un séminaire, il est important d’en comprendre les enjeux et le fonctionnement. En effet, il y a différents types de séminaires et plusieurs activités possibles à proposer aux invités. Dans cet article, on fait le point pour réussir votre événement à coup sûr.
Définition d’un séminaire
Le séminaire est une journée d’études ou de travail, entre collaborateurs ou membres d’une même entreprise. C’est un vrai outil pour avancer sur des problématiques ou des sujets précis (formation, management, mission client, etc.) Traditionnellement, les participants se réunissent offsite, dans un lieu en dehors de l’entreprise, et travaillent ensemble sur un projet commun.
Parmi les étapes d’organisation d’un séminaire, il conviendra justement de définir le but, les invités et la durée de cet événement, qui peut aller de quelques heures à quelques jours.
Les différents types de séminaires et leurs objectifs
Un séminaire, c’est le moment idéal pour l’entreprise de faire le point et de fixer de nouveaux objectifs. Il existe différents séminaires :
Le séminaire de travail pour réaliser en équipe différentes tâches permettant de faire avancer certains projets clients ou internes à l’entreprise. On profite ici de l’intelligence collective. Parfois, un expert extérieur peut intervenir pour aller plus loin sur une problématique en particulier et faire profiter de ses connaissances.
Le séminaire de motivation ou de cohésion : on cherche ici à renforcer un esprit d'équipe et une vraie cohésion parmi les collaborateurs. Il s’agit le plus souvent d’activités ludiques, bien différentes du quotidien professionnel. Le séminaire d’intégration en est une variante, pour l’onboarding des nouvelles recrues.
Le séminaire de management : il réunit les chefs d’équipes, les cadres et les managers. L’objectif de cet événement peut être de coordonner les pratiques de chacun, de mettre en place des moments de formation sur les enjeux et sur les méthodes au sein de l’entreprise.
Le séminaire commercial réunit avant tout les personnes responsables des ventes, de la prospection ou de la commercialisation. Cet événement de travail fait le point sur les derniers bilans et construit la future stratégie de l’entreprise pour son développement. Il ressemble au séminaire de direction.
Le séminaire de formation vise à maintenir un bon niveau de compétences et de connaissances au sein de l’entreprise. Il peut être ouvert à tous, sur des thématiques comme l’efficacité ou le bien-être au travail, ou être réservé à un corps de métiers en particulier.
De quoi est composé un séminaire ?
Un séminaire est composé de plusieurs moments d’activité qui varient selon les objectifs de l’événement :
réunion, brainstorming, session de travail,
conférence, atelier de formation,
animation de team-building,
activités incentives.
Pourquoi faire un séminaire ?
Avant de suivre toutes les étapes d’organisation d’un séminaire, il est primordial d’en comprendre les enjeux, mais aussi les avantages. Un séminaire permet de sortir de son environnement de travail habituel et de renouer avec ses collaborateurs, qu’on ne fait parfois que croiser. Ainsi, cet événement renforce la communication, la créativité et l’innovation au sein de vos équipes.
Offrir ce genre de moment particulier permet également de favoriser l’implication et de créer une vraie culture d’entreprise. Et, bien entendu, pour les séminaires de travail, c’est un vrai bon en avant dans la mise en place des nouvelles stratégies. C’est aussi un moment de partage, de réunion autour des résultats et des objectifs de la société, afin de mobiliser toutes vos équipes dans un but commun.
Les étapes d’organisation d’un séminaire
Maintenant qu’on est tous d’accord sur l’importance de ce type d’événement, voici les 7 étapes d’organisation d’un séminaire à suivre pour garantir sa réussite !
1. Définir les besoins de séminaire
Il faut en premier lieu définir si un séminaire est vraiment nécessaire, et si oui de quel type. Régulièrement, nous vous encourageons à organiser des événements de team-building pour la cohésion de vos équipes. Les autres types de séminaires dépendent de la taille de votre entreprise et de vos besoins, mais on peut imaginer en faire un par an ou par semestre par exemple.
Vous allez bel et bien organiser un séminaire ? Choisissez alors son objectif précis et sa cible (les participants), car c’est qui conditionnera tout le reste de votre organisation.
2. Choisir le thème et le format de votre séminaire
Pour définir le nombre de participants, il faut choisir le type de séminaire et son format. Si vous optez pour des sessions de travail, est-ce que plusieurs salles de réunion et un espace détente pour les moments de pause sont nécessaires ? Pour des activités incentives, de quel type de services avez-vous besoin ? Pour un séminaire de formation, combien de personnes cela concerne-t-il ?
C’est en répondant à ces questions que vous pourrez définir le format le plus adapté (week-end, journée, dîner…), ainsi que le nombre de participants.
3. Définir un budget réaliste
À partir des informations que vous avez pu réunir, vous serez en mesure de calculer le budget dont vous avez besoin. En effet, même si vous ne savez pas exactement dans quel lieu vous allez organiser votre séminaire pour le moment, vous pouvez définir le nombre de repas, de nuitées, d’activités à prévoir, et également le niveau de prestation et de confort attendu.
4. Choisir une date et un lieu pour votre séminaire
Décider d’une date va dépendre des emplois du temps de vos équipes. Il faut bien entendu éviter les moments où tout le monde est sur le feu pour boucler un dossier. Vous pouvez faire passer un questionnaire aux participants pour connaître leurs disponibilités ou prévoir l’événement très longtemps à l’avance, en demandant à tout le monde de booker ces dates. Par précaution, évitez tout de même de placer un séminaire pendant les vacances scolaires, histoire d’arranger vos collaborateurs parents.
Concernant le lieu, il y a des impératifs pratiques à cocher :
accessibilité pour tout le monde,
capacité d’accueil,
restauration et hébergement sur place ou à proximité si besoin,
possibilité d’y mener toutes vos activités dans de bonnes conditions.
Mais nous vous invitons également à opter pour un lieu de séminaire avec une ambiance bien différente de votre cadre habituel. Le but est de casser la routine et d’en faire un moment à part. Dans la mesure du possible, allez sur place pour vous faire une idée et rencontrer les gérants.
5. Faire un rétroplanning pour bien organiser votre séminaire
Vous avez défini les objectifs, les participants, les dates et le lieu, mais les étapes d’organisation du séminaire ne s’arrêtent pas là ! Il faut à présent mettre sur pied concrètement cet événement :
les participants à prévenir,
les informations de réservation et de facturation,
le planning de chaque journée,
la communication à prévoir,
un plan B au cas où,
etc.
Chaque mission peut être composée de plusieurs actions. Si vous en déléguez certaines, pensez à utiliser un outil collaboratif pour savoir où en est chaque tâche.
6. Inviter et communiquer sur son événement
Tout est calé ! Il est temps de rédiger une feuille de route, avec toutes les informations pratiques, pour chaque participant (après avoir validé leur venue à l’événement). Le jour J arrive à grands pas : alors que vous réglez les derniers détails logistiques, il ne faut pas négliger de bien communiquer auprès de vos équipes, de votre direction et des prestataires extérieurs. Cette communication peut également se tourner vers l’extérieur, pour améliorer votre marque employeur ou votre image publique.
Place à votre séminaire à présent !
7. Et après le séminaire ?
Une fois le séminaire terminé, tout n’est pas fini. En effet, pour garantir les effets sur le long terme de cet événement, et faire encore mieux la prochaine fois, nous vous conseillons de faire passer un formulaire de satisfaction auprès des participants. Si c’était en petit comité, un simple débrief rapide peut également suffire.
Au-delà des ressentis de chacun (qui sont très importants, bien entendu), il est nécessaire de faire le point sur les objectifs de ce séminaire : ont-ils été atteints ? Et de comprendre pourquoi, quelle que soit la réponse.
Vous connaissez à présent les points importants et les étapes d’organisation d’un séminaire. Vous pensez avoir besoin d’aide pour sa mise en place ? Le Shake n’ Smash vous accompagne pour vos événements professionnels dans son ambiance unique de bar à cocktails.
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